Zewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń - Procedura zgłoszeń zewnętrznych zgodnie z ustawą O Ochronie Sygnalistów - Komenda Powiatowa Policji w Górze

Zewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań
następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Górze
Rozdział I.
Postanowienia ogólne
§ 1. Zewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań
następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Górze – zwana dalej procedurą zgłoszeń
zewnętrznych, określa zasady i tryb zgłaszania przez sygnalistów informacji o naruszeniu prawa,
w tym informacji o uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia
prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Komendzie Powiatowej Policji w Górze,
lub informacji dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa.
§ 2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania
w Komendzie Powiatowej Policji w Górze, i służy zwiększeniu efektywności wykrywania
nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na
wszystkich poziomach organizacyjnych.
§ 3. System przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości za pośrednictwem
opisanych w niniejszej procedurze kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie
zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym,
represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku
z dokonanym zgłoszeniem.
§ 4. Nie przyjmuje się zgłoszeń dokonanych anonimowo.
§ 5. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania
nieprawdziwych zgłoszeń. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
(Dz.U z 2024 r. poz. 928), osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega
grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
§ 6. 1. Procedury zgłoszeń zewnętrznych nie stosuje się do informacji objętych:
a) przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają
ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów
bezpieczeństwa publicznego;
b) tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;
c) tajemnicą narady sędziowskiej;
d) postępowaniem karnym - w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz
tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.
2. Procedury zgłoszeń zewnętrznych nie stosuje się również do naruszeń prawa w zakresie zamówień
w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września
2019 r. - Prawo zamówień publicznych, do których nie stosuje się tej ustawy, umów offsetowych
zawieranych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 2014 r. o niektórych umowach zawieranych
w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa oraz
innych środków podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów
bezpieczeństwa państwa na podstawie art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.
§ 7. Użyte w procedurze określenia oznaczają:
1) KPP w Górze – Komenda Powiatowa Policji w Górze;
2) działanie następcze - należy przez to rozumieć działanie podjęte przez organ publiczny w
celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania
naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie
wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia,
działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury
realizowanej w ramach zewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa
i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych
i podejmowania działań następczych;
3) działanie odwetowe – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub
zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub
ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza
lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie
postępowań przeciwko sygnaliście;
4) informacja o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione
podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło
lub prawdopodobnie dojdzie w KPP w Górze, w której sygnalista uczestniczył w procesie
rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub
w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt
w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia
prawa;
5) informacja zwrotna – należy przez to rozumieć przekazanie sygnaliście informacji na temat
planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
6) zgłoszenie – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub
zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie z dnia
14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, tj. dokonane za pośrednictwem przeznaczonych
do tego kanałów komunikacji sprecyzowanych w niniejszej procedurze zgłoszeń
zewnętrznych.
7) zgłoszenie zewnętrzne - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie
Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu
prawa;
8) ujawnienie publiczne - należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa
do wiadomości publicznej
9) naruszenie prawa – to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu
obejście prawa, dotyczące:
a) korupcji,
b) zamówień publicznych,
c) usług, produktów i rynków finansowych,
d) przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
f) bezpieczeństwa transportu,
g) ochrony środowiska,
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
i) bezpieczeństwa żywności i pasz,
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt,
k) zdrowia publicznego,
l) ochrony konsumentów,
m) ochrony prywatności i danych osobowych,
n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki
samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa
oraz opodatkowania osób prawnych;
q) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach
jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w lit a-p.
10) sygnalista - osoba fizyczna wymieniona w art. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.
o ochronie sygnalistów, tj. osoby które pracują lub pracowały (pełniły lub pełnią służbę)
w KPP w Górze, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informację o naruszeniu prawa
uzyskaną w kontekście związanym z pracą oraz osoby, które zgłaszają powyższe informacje
w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku
prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w KPP
w Górze, lub pełnienia służby w KPP w Górze lub już po ich ustaniu;
11) osoba, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną
lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje
zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która
dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia
prawa, jest powiązana;
12) osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną,
która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym
z pracą/służbą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
13) osoba powiązana z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może
doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty
w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny
14) organ publiczny – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji
rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu
terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa
zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych
w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1;
15) Kanał komunikacji – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania
umożliwiające dokonywanie zgłoszenia. Kanały komunikacji określa Rozdział IV procedury
zgłoszeń zewnętrznych: „Sposoby przekazywania zgłoszeń”.
Rozdział II
Komórka i osoby odpowiedzialne za procedowanie zgłoszeń
§ 8. 1. Do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych wyznacza się Zespół ds. Kadr i Szkolenia KPP
w Górze oraz funkcjonariusza Jednoosobowego Stanowiska ds. Informacyjno- Prasowych.
2. Zastępca Komendanta Powiatowego Policji w Górze , każdorazowo po wpływie zgłoszenia
wyznacza osobę do dalszego procedowania zgłoszenia spośród posiadających odrębne upoważnienia
pracowników Zespołu ds. Kadr i Szkolenia w Górze lub funkcjonariusz Jednoosobowego stanowiska
ds. Informacyjno-Prasowych. Zastępca Komendanta Powiatowego Policji w Górze sprawuje nadzór
nad czynnościami realizowanymi przez te osoby.
3. Osoby upoważnione, o których mowa w ust. 2 podejmują działania następcze, włączając w to
weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie
o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej oraz związanego z tym
przetwarzania danych osobowych, w tym do prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych.
4. W zależności od merytorycznego przedmiotu zgłoszenia, Komendant Powiatowy Policji w Górze,
na wniosek Zastępcy Komendanta Powiatowego Policji w Górze może upoważnić inne, bezstronne
osoby z KPP w Górze, (bazując na ich wiedzy i doświadczeniu zawodowym) do uczestniczenia w
procesie weryfikacji zgłoszenia lub w procesie działań następczych. Nie dotyczy to jednak osób, co do
których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane
w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, a także osób pozostających w relacji
podległości służbowej z osobami, których dotyczy zgłoszenie.
5. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy osób z Zespołu ds. Kadr i Szkolenia KPP w Górze lub
funkcjonariusza Jednoosobowego stanowiska ds. Informacyjno-Prasowych, istnieje możliwość
złożenia zgłoszenia bezpośrednio Komendantowi Powiatowemu Policji w Górze – m.in. w sposób
określony w § 16 ust. 4 niniejszej procedury zgłoszeń zewnętrznych.
6. W okolicznościach, o których mowa w ust. 5 Komendant Powiatowy Policji w Górze, wyznacza
Naczelnika Wydziału Kryminalnego KPP w Górze lub jego Zastępcę, upoważnionego do
podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i dalszą
komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście
informacji zwrotnej, oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, w tym do prowadzenia
rejestru zgłoszeń zewnętrznych - w zakresie dotyczącym przedmiotowego zgłoszenia. Przepis ust. 3 w
odniesieniu do Naczelnika Wydziału Kryminalnego KPP w Górze lub jego Zastępcy stosuje się
odpowiednio.
7. Osoby, o których mowa w ust. 1-6 działają na podstawie pisemnego upoważnienia Komendanta
Powiatowego Policji w Górze są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji
i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszenia oraz
podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego,
w ramach którego wykonywały te czynności. Wzory upoważnienia w tym zakresie stanowią
załączniki nr 3 i nr 4 do procedury zgłoszeń zewnętrznych.
Rozdział III
Poufność informacji
§ 9. Osoby upoważnione, o których mowa w Rozdziale II procedury zgłoszeń zewnętrznych,
w zakresie przetwarzania danych osobowych zobowiązane są do uniemożliwienia nieupoważnionym
osobom uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewnienia ochrony poufności
tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona
poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio
zidentyfikować tożsamość takich osób. Zachowanie tajemnicy (w zakresie informacji i danych
osobowych, uzyskanych w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, oraz
podejmowania działań następczych) obliguje te osoby także po ustaniu stosunku pracy/służby lub
innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę/służbę. Wzór oświadczenia
o zachowaniu poufności stanowi załącznik nr 1 do procedury zgłoszeń zewnętrznych.
§ 10. Przy przyjmowaniu i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, podejmowaniu działań następczych
oraz związanych z tym przetwarzaniem danych osobowych, stosuje się środki:
1) uniemożliwiające uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym
osobom;
2) zapewniające ochronę poufności tożsamości zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie
oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.
§ 11. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio
zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
§ 12. W trakcie procedowania zgłoszenia, osoby do tego upoważnione, posługują się jedynie numerem
sprawy/zgłoszenia, co przyczyni się do zwiększenia poziomu poufności.
§ 13. W przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne zostało przyjęte przez osobę nieposiadającą
upoważnienia w tym zakresie, osoba ta zobowiązana jest do:
1) zachowania w tajemnicy informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości osoby
dokonującej zgłoszenia lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;
2) niezwłocznego przekazania zgłoszenia zewnętrznego bezpośrednio Komendantowi
Powiatowemu Policji w Górze lub Zastępcy Komendanta Powiatowego Policji w Górze bez
wprowadzania jakichkolwiek zmian w tym zgłoszeniu.
§ 14. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych sygnalisty w związku
ze zgłoszeniem naruszenia prawa stanowi załącznik nr 6 procedury zgłoszeń .
§ 15. Klauzulę informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych osób, których dane zostały
pozyskane w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa stanowi załącznik nr 7 procedury zgłoszeń.
Rozdział IV
Sposoby przekazywania zgłoszeń
§ 16. 1. Przekazywanie zgłoszeń zewnętrznych, odbywa się ustnie, w postaci bezpośredniego
zgłoszenia do protokołu lub pisemnie w tradycyjnej formie papierowej
2. Składane zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy, datę
oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu
prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia
prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków
naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które
mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie adresu do kontaktu.
Przykładowy wzór druku formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 2 do procedury zgłoszeń
zewnętrznych.
3. Zgłoszenie pisemne w postaci papierowej może być dokonane poprzez:
a) wysłanie go na adres: Zespół ds. Kadr i Szkolenia KPP w Górze, ul. Podwale 26, 56-200 Góra,
w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby
upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”,
b) doręczenie go osobiście do sekretariatu Komendanta Powiatowego Policji w Górze ul. Podwale
26, 56-200 Góra w zamkniętej kopercie z dopiskiem jak w punkcie a).
4. W przypadku zaistnienia okoliczności wskazanych w § 8 ust. 5 procedury zgłoszeń zewnętrznych,
zgłoszenie takie może być dokonane poprzez:
a) wysłanie go na adres: Sekretariat Komendanta Powiatowego Policji w Górze, ul. Podwale 26,
56-200 Góra, w zamkniętej kopercie z dopiskiem, jak w ust. 3 lit. a),
b) doręczenie go osobiście do Sekretariatu Komendanta Powiatowego Policji w Górze, w
zamkniętej kopercie z dopiskiem, jak w ust. 3 lit. a).
5. Koperta z dopiskiem, o którym mowa w ust. 3 i 4, nie może być otwierana przez osobę
nieposiadającą pisemnego upoważnienia Komendanta Powiatowego Policji w Górze do przyjmowania
zgłoszeń zewnętrznych.
6. Dostęp do wiadomości złożonej w zamkniętej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne –
do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie” ma tylko: Komendant Powiatowy
Policji w Górze lub osoba go zastępująca oraz upoważnione osoby, o których mowa w § 8 ust. 7.
7. Na wniosek zgłaszającego zgłoszenie ustne dokonuje się podczas bezpośredniego spotkania w KPP
w Górze w formie protokołu spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania
takiego wniosku. W trosce o zachowanie poufności tożsamości sygnalisty, spotkanie takie
organizowane jest po uprzednim wyznaczeniu jego terminu. Preferowaną formą wyznaczenia terminu
spotkania jest m.in. skorzystanie z numeru telefonu: 8728208 – Zespołu ds. Kadr i Szkolenia KPP w
Górze Podczas spotkania, za zgodą sygnalisty, zgłoszenie dokumentowane jest w formie protokołu
spotkania. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania
przez jego podpisanie.
§ 17. W zakresie zgłoszeń, o których mowa w niniejszym rozdziale, nie mają zastosowania przepisy
dotyczące metod i form pracy kancelaryjnej.
§ 18. Zgłoszenia zewnętrzne, które są anonimowe nie są rozpatrywane. Takie zgłoszenia pozostawia
się bez dalszego biegu.
§ 19. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej
sygnalista podaje adres do kontaktu. Jeżeli w zgłoszeniu nie podano adresu do kontaktu ani nie jest
możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, nie będzie realizowany obowiązek
potwierdzania sygnaliście przyjęcia zgłoszenia oraz udzielania informacji zwrotnej w kolejnych
etapach procedowania zgłoszenia.
Rozdział V
Rejestr zgłoszeń
§ 20. 1. Każde zgłoszenie, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji,
podlega zarejestrowaniu w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
2. Wpisy do Rejestru zgłoszeń zewnętrznych dokonują upoważnione osoby, o których mowa w § 8
procedury zgłoszeń zewnętrznych. Rejestry te przechowywane są w pomieszczeniach służbowych
zabezpieczone przed dostępem osób postronnych w szafach zamykanych na klucz.
3. Rejestr zgłoszeń zewnętrznychobejmuje: numer zgłoszenia z przypisanym symbolem, przedmiot
naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie – niezbędne
do identyfikacji tych osób, adres do kontaktu sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację
o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy. Wzór Rejestru stanowi załącznik nr
5 do procedury zgłoszeń zewnętrznych.
4. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe
oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu
roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań
zainicjowanych tymi działaniami.
Rozdział VI
Wstępna weryfikacja zgłoszenia
§ 21. 1. Pracownik Zespołu ds. Kadr i Szkolenia KPP w Górze lub funkcjonariusz Jednoosobowego
stanowiska ds. Informacyjno- Prasowych, w terminie 7 dni od dnia wpływu do KPP w Górze
zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem kanałów komunikacji wskazanych w § 16 ust. 3 i 4
procedury zgłoszeń zewnętrznych, potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia zewnętrznego - chyba,
że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
2. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w § 8 ust. 5 procedury zgłoszeń
zewnętrznych, Naczelnik Wydziału Kryminalnego KPP w Górze lub jego Zastępca, w terminie 7 dni
od dnia wpływu do KPP w Górze zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem kanału komunikacji
wskazanego w § 16 ust. 4, potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia zewnętrznego - chyba, że
sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
§ 22. 1. Wstępna weryfikacja zgłoszenia, która wpłynęła do KPP w Górze za pośrednictwem kanałów
komunikacji wskazanych w Rozdziale IV procedury zgłoszeń zewnętrznych, polega na ustaleniu, czy
informacja ta stanowi „informację o naruszeniu prawa”, (w rozumieniu wskazanym w § 7 pkt 9 w zw.
z pkt 15 procedury zgłoszeń ) i czy została ona dokonana przez osobę wymienioną w § 7 pkt 17
procedury zgłoszeń . Celem wstępnej weryfikacji, jest także ustalenie, czy nie zachodzą okoliczności
wykluczające dalsze procedowanie zgłoszenia, o których mowa w § 6 procedury zgłoszeń .
2. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji, negatywnych przesłanek, o których mowa
w ust. 1, brak jest podstaw do prowadzenia działań następczych.
3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, informuje się zgłaszającego, podając ustalenia ze wstępnej
weryfikacji jego zgłoszenia, tj. wskazując, że brak jest podstaw do dalszego procedowania zgłoszenia
w trybie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz procedury zgłoszeń
zewnętrznych, a co za tym idzie do podjęcia działań następczych.
4. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji, pozytywnych przesłanek, o których mowa
w ust. 1, podejmuje się działania następcze.
§ 23. Przy czynnościach, o których mowa w § 21 i § 22 ust. 3 realizuje się jednocześnie obowiązek
informacyjny wynikający z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
(ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) – obejmujący treści
ujęte w klauzuli, o której mowa w § 14 procedury zgłoszeń.
Rozdział VII
Działania następcze
§ 24. 1 Zasadniczym celem działań następczych jest weryfikacja prawdziwości informacji zawartych
w zgłoszeniu zewnętrznym - polegająca na uprawdopodobnieniu zgłoszenia oraz przeciwdziałanie
nieprawidłowościom, o których mowa w zgłoszeniu zewnętrznym – poprzez podjęcie działań
zaradczych przed wystąpieniem skutków naruszenia prawa lub ich maksymalne zminimalizowanie
po ich wystąpieniu.
2. Działania następcze realizowane są w szczególności w formie czynności weryfikacyjnych
zmierzających do realizacji celów działania następczego.
3. W ramach działań następczych istnieje m.in. możliwość.:
1) zwracania się o zajęcie stanowiska do osoby, której dotyczy zgłoszenie – z zachowaniem
zasad poufności tożsamości sygnalisty;
2) odbierania wyjaśnień od osób dysponujących wiedzą w przedmiocie badanego naruszenia,
w celu zgromadzenia dodatkowych informacji;
3) pozyskiwania kopii dokumentów dot. badanego naruszenia – z poszanowaniem przepisów
prawa regulujących kwestię dostępu do danej dokumentacji procedowanej w określonym
trybie postępowania;
4) występowania do sygnalisty/osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, z wykorzystaniem
adresu do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego
posiadaniu – zwłaszcza, jeśli treści zawarte w danym zgłoszeniu nie pozwalają w pełni
na realizację celów działań następczych. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych
wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności
tożsamości sygnalisty, odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
4. Przy czynnościach względem osób dysponujących wiedzą w przedmiocie badanego naruszenia,
których dane zostały pozyskane w związku ze zgłoszeniem naruszenia, realizuje się jednocześnie
obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE)
2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem
danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy
95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) –
obejmujący treści ujęte w klauzuli, o której mowa w § 15 procedury zgłoszeń zewnętrznych.
5. W toku realizacji działań następczych, wszystkie osoby je realizujące, mają obowiązek
podejmowania czynności, z zachowaniem należytej staranności, a także obowiązek zapewnienia
ochrony poufności tożsamości sygnalisty.
6. Pracownik Zespołu ds. Kadr i Szkolenia lub funkcjonariusz Jednoosobowego stanowiska
ds. Informacyjno-Prasowych, lub osoba o której mowa w § 8 ust. 5 procedury zgłoszeń zewnętrznych,
przekazuje sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych
i powodów takich działań w maksymalnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia
przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa
w § 21 procedury zgłoszeń zewnętrznych - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia
zewnętrznego, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać
informację zwrotną. Okoliczność przekazania informacji zwrotnej w wymienionym terminie, nie jest
równoznaczna z ostatecznym zakończeniem działań następczych.
7. Zakończenie działań następczych dokumentuje się sprawozdaniem przedkładanym do zatwierdzenia
Komendantowi Powiatowemu Policji w Górze, zawierającym informacje o:
− przebiegu realizowanych czynności,
− realizacji celów działania następczego,
− rekomendacjach: w zakresie wskazania środków naprawczych (autokorekty) możliwych
do wdrożenia w Komendzie Powiatowej Policji w Górze, lub dyscyplinujących w stosunku
do osoby, która dokonała naruszenia prawa, jak również lub w zakresie dalszego nadania
biegu sprawie m.in. poprzez wskazanie, że wskutek działań następczych stwierdzono, iż
informacja objęta zgłoszeniem winna być procedowana w trybie postępowania prawnego
toczącego się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności
postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny
finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych
wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności
antymobbingowych,
− wskazaniu czy w toku działań następczych ujawniono okoliczności podlegające
odpowiedzialności karnej uregulowanej w Rozdziale 6 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.
o ochronie sygnalistów. Przede wszystkich dyspozycje art. 54 – „uniemożliwienie lub
utrudnianie dokonania zgłoszenia”, art. 55 – „podejmowanie działań odwetowych”, art. 56 –
„ujawnienie tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby
powiązanej z sygnalistą”, art. 57 – „dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pomimo
wiedzy o braku naruszenia prawa”.
Rozdział VIII
Zakaz działań odwetowych
§ 25. 1. Jakiekolwiek działania odwetowe wobec sygnalisty, który dokonał zgłoszenia, a także
ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów - są
zakazane.
2. Do kwestii związanej z zakazem działań odwetowych i środków ochrony, odnoszących się
do zgłoszeń związanych z procedurą zgłoszeń zewnętrznych, zastosowanie mają przepisy Rozdziału
2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
Rozdział IX
Zgłoszenia zewnętrzne
§ 26. 1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw
Obywatelskich lub organu publicznego, z pominięciem Procedury, w szczególności gdy: w terminie
na przekazanie informacji zwrotnej u Pracodawcy nie podjęto działań następczych lub nie
przekazano informacji zwrotnej lub sygnalista ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie
prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego,
w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
narazi go na działania odwetowe, lub w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje
niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Pracodawcę
z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia
dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub
udziału Pracodawcy w naruszeniu prawa.
2. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie
danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.